Remplacer Microsoft 365 ou Google Workspace : que faut-il garder ?

Dans l’ordre

1. Choisir le premier usage dont la sortie est réaliste : Wimi pour projets/fichiers, Jamespot pour intranet, kDrive selon le chemin bureautique
2. Nommer le moteur, la version, le mail et l’exploitant lorsque l’on assemble ou héberge les briques
3. Préparer la recette des cinq tâches puis décider des licences effectivement retirables

Pourquoi ce choix

• Un fichier qui s’ouvre ne prouve pas la reprise des macros, droits ou usages métier.
• Un invité, un compte partenaire et un lien public sont des parcours distincts.
• Une coexistence peut être utile si sa dépendance et son responsable sont explicites.

Notre point de départ : choisir le premier usage qui peut réellement sortir

Pour une équipe qui veut déplacer ses projets et ses fichiers, Wimi reste un point de départ cohérent si ses modules correspondent au travail quotidien. Pour un intranet qui doit toucher des agents sans poste bureautique, nous regarderions d’abord Jamespot et son périmètre intranet, puis l’extension TeamWork si elle sert le besoin. Pour déplacer des documents tout en gardant éventuellement un éditeur Microsoft, kDrive mérite une étude du chemin exact : ce choix peut conserver une licence au lieu de la supprimer.

Ces choix ne dispensent pas d’une recette. Si l’objectif est une exploitation maîtrisée par votre propre équipe ou un hébergeur sélectionné, Nextcloud ouvre un autre chantier : version, moteur bureautique, serveur mail et administration doivent être nommés. Une offre de communication comme Element répond à un périmètre différent ; la comparer à une suite complète sur chaque fonction de courrier et de bureautique donnerait un résultat trompeur.

La contrepartie de notre approche est un calendrier moins spectaculaire qu’un remplacement global annoncé. Si une obligation écrite impose une sortie complète à une date donnée, il faut transformer les usages bloquants et organiser cette sortie. Nous ne recommandons pas de maintenir indéfiniment une dépendance incompatible avec cette exigence. En revanche, une simple volonté d’économie ne justifie pas de supprimer un outil métier avant d’avoir une solution vérifiée.

Un fichier qui s’ouvre ne prouve pas que le travail est repris

Le premier test à préparer n’est pas un document vide. C’est une copie autorisée d’un classeur, d’une présentation ou d’un document qui contient les éléments vraiment utilisés : macros, liens, mise en page, suivi et historique. Nos lectures montrent pourquoi la mention d’une intégration bureautique ne suffit pas.

La FAQ OnlyOffice propose des conversions de VBA, manuelles ou par plugin d’IA. Nous n’avons ni exécuté une conversion ni vérifié la disponibilité d’un tel plugin dans chaque intégration. Cette possibilité générale ne lève donc pas la limite explicite de CryptPad.

Le guide kDrive écarte plusieurs plans du chemin Microsoft et fixe ses propres limites de taille : moins de 100 Mo pour docx/xlsx et moins de 2 Go pour pptx. Il précise aussi qu’une autre licence Microsoft ne permet pas d’améliorer les fonctions de l’édition Office Online intégrée. Il faut décider du chemin utilisé avant de compter une économie.

Ne figez pas non plus « Nextcloud Office » en un moteur unique. La page actuelle présente Euro-Office et propose d’autres choix de moteurs. La version et les applications de votre hébergeur restent à établir. De son côté, Framaspace est un service normé : sa FAQ décrit CODE par défaut, une option OnlyOffice et des limites propres au service. Son OnlyOffice n’autorise pas l’édition sur smartphone et se limite à vingt éditions simultanées, même lorsqu’une seule personne ouvre vingt documents. Nous n’étendons pas ces limites à toutes les offres Nextcloud.

« Invité externe » peut désigner trois parcours différents

Un compte partenaire, un guest membre d’un groupe et une personne qui reçoit un lien ne demandent pas le même équipement ni la même administration. C’est un point à tester avant de déplacer les documents partagés avec des clients, élus ou fournisseurs.

L’aide OfficeNow décrit l’édition par les membres du groupe, y compris les guests selon leurs droits, mais exclut l’accès aux documents pour les personnes externes à la plateforme. Elle indique la création sur Premium et un fichier importé de 200 Mo au maximum. Cette aide affiche une mise à jour du 25 février 2025 : nous conservons cette date et demandons la correspondance avec l’offre actuelle.

À l’inverse, le guide Twake Drive décrit un lien public sans compte Twake, avec réglage des droits, mot de passe, expiration et révocation. CryptPad documente aussi l’usage sans inscription, avec des limites de stockage propres à ce parcours. Ces descriptions ciblent un pilote ; elles ne prouvent pas qu’un partenaire peut modifier tout fichier avec tous les droits attendus.

Whaller décrit l’invitation de membres dans une sphère dans son aide générale ; son application exacte au Donjon commandé reste à confirmer. Oodrive annonce des comptes partenaires dans ses cartes Enterprise. Nous ne les transformons pas en coédition anonyme. Le choix utile est celui du parcours qui correspond au partenaire réel, avec des droits révocables et une administration acceptable.

Mail, agenda et identité : trois décisions à ne pas fusionner

La page Wimi présente les boîtes mail souveraines en option, à côté des fonctions de collaboration. Jamespot décrit TeamWork avec agenda et une messagerie Alinto optionnelle, sous conditions propres. Twake Workplace présente Mail et Calendar sous le même compte. Ces trois descriptions ne démontrent pas la reprise de vos délégations, invitations récurrentes et usages mobiles.

Un cas plus net apparaît dans le manuel Nextcloud 35 : Groupware y associe un client mail IMAP/POP3 et des serveurs d’agenda et de contacts CalDAV/CardDAV. La présence du client ne fournit pas le serveur de courrier qu’il utilise. Avant de couper Exchange ou Gmail, identifiez ce serveur, les comptes et l’exploitant du flux. Notre lecture du manuel 35 ne prouve pas la version effectivement déployée par un hébergeur.

Pour les lignes où nos sources ne suffisent pas, le registre maintient l’inconnu. Une rubrique « E-mail » sur une page Work ou une page commerciale kDrive ne démontre pas à elle seule un remplacement du courrier et des agendas. Il serait tout aussi abusif d’en déduire que la famille de produits ne propose aucune messagerie.

Le départ d’une personne ne règle pas le sort de ses données

Twake indique que les fichiers des Shared Drives appartiennent à l’organisation et restent accessibles après le départ d’un membre ; ce périmètre est réservé au compte Pro dans le guide. Cela ne dit pas ce que deviennent tous les fichiers personnels. Le manuel Nextcloud 35, lui, recommande un transfert d’appartenance avant suppression et distingue plusieurs catégories qui peuvent subsister.

CryptPad sépare les droits des propriétaires, la destruction des documents dont on est seul propriétaire et la suppression du compte. Pour préparer un départ, inventoriez les propriétaires et les équipes plutôt que de promettre une conservation ou une purge générale.

Le guide Element Web/Desktop distingue enfin la désactivation du compte et l’option qui masque des messages aux nouveaux arrivants, tout en les laissant visibles aux membres présents au moment de leur envoi. La page servie affiche un avertissement de version non récente. Nous ne généralisons donc ni cette procédure ni ses indications de réactivation à toutes les éditions actuelles. Le homeserver et la procédure applicable doivent être confirmés.

Chercher un fichier n’est pas toujours chercher son contenu

L’aide Talkspirit précise que la recherche depuis le fil d’actualités porte sur les métadonnées des pièces jointes ; elle renvoie vers un moteur séparé pour les fichiers. Ce n’est pas une preuve d’absence de recherche de contenu dans toute la plateforme. L’aide kDrive indique que l’indexation du contenu est désactivée par défaut avec Pro. Le guide Twake Drive décrit quant à lui une recherche dans le contenu.

La recette minimale consiste à placer un mot unique dans un fichier autorisé, un fichier interdit au compte testé et une pièce jointe. Recherchez-le depuis chaque écran utile. Il faut vérifier à la fois les résultats, les formats indexés et le respect des droits. Nous proposons ce protocole ; nous ne l’avons pas exécuté.

La bonne sortie : un outil retiré pour une raison vérifiée

Avant de supprimer des licences, faites signer une décision par usage : ce qui a été repris, ce qui reste dépendant, qui l’exploite et quelle preuve autorise le retrait. Commencez par les fichiers ou projets dont les fonctions critiques sont maîtrisées. Gardez une licence ciblée si elle sert encore un classeur métier ou un chemin Microsoft nécessaire ; ne conservez pas toute une suite par inertie.

Le registre et les cinq recettes proposés servent à préparer cette décision. Les cases de résultat, date d’exécution, preuve et autorisation de retrait restent vides. Si le pilote échoue sur un usage indispensable, le contre-cas est simple : conserver temporairement cet usage, le transformer ou choisir une autre solution. Une promesse de compatibilité ne doit pas décider à votre place.

Méthode et limites

Vingt-six pages officielles sont retenues pour onze familles et cinq tâches fixées avant collecte. Les éditions, versions, conditions et périmètres sont conservés ; les sources commerciales ne sont pas des essais. Les guides Talkspirit de 2025, l’avertissement de version Element et le manuel Nextcloud 35 restent explicitement datés ou bornés. Aucun compte, invitation, import, départ de salarié, recherche ou migration n’a été exécuté. Aucun prix, total d’économie ou taux de réussite n’est calculé. Le panel est raisonné et ne représente pas l’ensemble du marché. Les vingt et un inconnus du registre indiquent la limite des lectures, pas vingt et une défaillances de produits.

À vérifier

Vingt-six pages officielles sont retenues pour onze familles et cinq tâches fixées avant collecte. Les éditions, versions, conditions et périmètres sont conservés ; les sources commerciales ne sont pas des essais. Les guides Talkspirit de 2025, l’avertissement de version Element et le manuel Nextcloud 35 restent explicitement datés ou bornés. Aucun compte, invitation, import, départ de salarié, recherche ou migration n’a été exécuté. Aucun prix, total d’économie ou taux de réussite n’est calculé. Le panel est raisonné et ne représente pas l’ensemble du marché. Les vingt et un inconnus du registre indiquent la limite des lectures, pas vingt et une défaillances de produits.

Registres et méthode à télécharger

• Les 55 observations par tâche

  Onze familles et cinq tâches, avec éditions, conditions et inconnues conservées.

• Les cinq recettes à préparer

  Protocoles proposés ; résultats, dates et preuves restent vides.

• Les sources de l’étude remplacement

  26 pages officielles, versions et limites de lecture.

• Méthode et dictionnaire de remplacement

  Protocole, unités de lecture, cellules inconnues et limites ; aucun essai produit.

Preuves et sources

Les faits documentaires et déclarations sont distingués de nos avis et méthodes. Comment nous travaillons.