Changer de suite collaborative : comment calculer le vrai coût ?

Dans l’ordre

1. Chiffrer les outils et licences à conserver
2. Séparer transition, frais uniques et dépenses récurrentes
3. Comparer les scénarios sur la même durée et avec les mêmes usages

Pourquoi ce choix

• Une licence conservée reste une dépense du nouveau scénario.
• Une économie annuelle peut coexister avec une première année plus coûteuse.
• L’engagement contractuel peut empêcher une baisse immédiate du nombre de licences.

Le bon point de départ est votre dépense évitable

Reprenez le périmètre de travail, pas seulement le nombre de salariés. Qui doit encore utiliser un logiciel installé ? Quelle boîte ou quel agenda reste dans l’ancien service ? Quelle intégration empêche de couper un abonnement ? Pour chaque ligne, relevez le nombre de licences, la date de fin d’engagement et le coût qui disparaîtrait effectivement.

Un abonnement déjà payé ne devient pas une économie disponible le jour de la décision. Il faut distinguer la suppression technique d’un accès et la diminution de la facture. Google indique, pour son forfait annuel/fixe, que le nombre de licences ne peut être réduit qu’au renouvellement et que le solde reste dû en cas de résiliation anticipée. Cela ne décrit pas tous les contrats du marché ; c’est une raison concrète de lire le vôtre avant de fixer le calendrier.

Si vous ne savez pas encore quelle édition actuelle sera conservée, inscrivez cette ligne comme coût à confirmer. Ne la remplacez pas par zéro pour terminer le tableau.

Un exemple fictif où le tarif moins cher ne suffit pas

Les montants qui suivent sont entièrement fictifs. Ce ne sont les tarifs d’aucun éditeur. Nous supposons 50 personnes, une licence actuelle à 8 € HT par personne et par mois, un nouvel outil à 5 € HT pour les 50 personnes, et 10 licences actuelles à conserver toute l’année. Les usages sont supposés couverts, ce qui reste à vérifier dans un vrai projet.

Nous ajoutons 1 600 € HT de reprise et de formation, une seule fois. Pendant trois mois, les 40 personnes qui quitteront l’ancienne suite restent aussi facturées à 8 € HT. Nous supposons que ces 40 licences peuvent ensuite être arrêtées : un engagement annuel incompatible changerait le calcul.

Dans cet exemple, le changement coûte 1 720 € HT de plus la première année. L’économie récurrente est de 840 € HT par an, si les hypothèses restent vraies. Les deux conclusions doivent apparaître ensemble : « 840 € d’économie annuelle » seule décrirait mal la décision à financer.

Le délai de retour se calcule sur les frais de transition

Les dépenses supplémentaires de transition valent ici 1 600 + 960 = 2 560 € HT : prestation unique et licences des 40 personnes payées en double. L’économie stable vaut 4 800 − 3 960 = 840 € HT par an. Dans une projection simplifiée, 2 560 ÷ 840 = 3,05 années environ, soit près de 37 mois, pour absorber ces dépenses supplémentaires.

Ce calcul lisse l’économie sur une année : ce n’est pas un échéancier de trésorerie au mois près. Il suppose des prix et des effectifs inchangés, et ignore toute différence future de maintenance. Il n’a de sens que si les usages comparés sont équivalents pour votre équipe.

Si vous ajoutez chaque année du temps d’administration qui n’existait pas auparavant, déduisez sa valeur de l’économie récurrente. Si l’économie devient nulle ou négative, il n’existe plus de délai de retour financier dans ce scénario. Le changement peut rester justifié pour une autre raison, à écrire explicitement.

Un prix « par mois » peut cacher un engagement annuel

Sur sa page France lue le 6 novembre 2026, Microsoft affiche Business Basic avec Teams à 6,07 € HT par utilisateur et par mois, avec paiement et abonnement annuels. Le calcul 6,07 × 12 donne 72,84 € HT par utilisateur pour douze mois. Ce prix ne décrit ni une offre sans Teams ni une licence comprenant les applications de bureau.

L’exemple montre pourquoi trois champs doivent accompagner chaque prix : unité facturée, durée d’engagement et échéance de paiement. Le montant mensuel équivalent est pratique pour comparer ; il ne dit pas forcément quand l’argent sort ni quand les licences peuvent être réduites.

Dans un devis, demandez aussi le traitement des invités, des comptes suspendus et des personnes qui ne se connectent pas. Nous ne supposons pas ici qu’ils sont gratuits ou facturés : c’est la définition contractuelle de l’unité qui doit trancher.

Un forfait d’instance ne se compare pas au seul nombre de comptes

Pour un forfait annuel de plateforme, commencez par ses capacités et ses conditions : personnes autorisées, stockage, support, options et dépassements. Diviser le forfait par l’effectif peut aider à lire un budget ; cela ne transforme pas le contrat en prix variable par utilisateur. Si vingt personnes partent, la facture peut rester la même.

À l’inverse, multiplier un prix par personne par tout l’effectif peut surestimer le besoin si seuls certains utilisateurs ont besoin de cette brique. Le bon dénominateur est le nombre de personnes qui devront effectivement l’utiliser, avec les droits et le niveau de service requis.

Conservez les montants en devise d’origine. Pour une offre en francs suisses et une autre en euros, choisissez et datez une hypothèse de change uniquement si vous devez établir un budget comparable. Nous n’utilisons aucun taux de conversion dans ce guide.

Les postes à demander avant d’arrêter le budget

Un devis de migration doit distinguer la préparation, la copie, les contrôles et l’assistance après bascule. Faire transférer des fichiers ne prouve pas que les droits ou les liens sont repris. Le prix du travail nécessaire à ces contrôles doit rester visible, même si votre équipe le réalise en interne.

1. Faire confirmer les lignes récurrentes Édition exacte, personnes facturées, options indispensables, support, stockage et conditions de renouvellement.
2. Chiffrer le travail unique Inventaire, nettoyage nécessaire, reprise, recette, formation et accompagnement ; distinguer achat externe et temps interne.
3. Écrire les mois payés en double Aligner la date technique de bascule avec les engagements des deux fournisseurs, et conserver une marge pour le retour.
4. Montrer ce qui ferait varier le résultat Un trimestre de retard, des licences supplémentaires conservées ou une hausse de support doivent avoir une conséquence chiffrable.

Notre choix pour présenter la décision

Nous présenterions d’abord le scénario qui préserve les usages au coût complet le plus défendable, puis son risque principal. Une solution plus chère peut gagner si elle évite de refaire un processus indispensable ; une solution moins chère peut perdre si elle oblige à conserver presque tout l’existant.

Séparez enfin le budget autorisé du devis encore incomplet. Une ligne « prix à confirmer » ne rend pas les autres calculs inutiles, mais elle empêche d’annoncer une économie totale certaine. Faites compléter cette ligne avant de résilier un service ou de promettre un gain.

À vérifier

Simulation fictive, sans devis de migration ni mesure du temps de travail. Prix Microsoft et conditions Google attribués à leurs documentations, pour les périmètres indiqués. Les taxes, remises, contrats revendeurs, options et variations de change d’un projet réel doivent être vérifiés séparément.

Preuves et sources

Les faits documentaires et déclarations sont distingués de nos avis et méthodes. Comment nous travaillons.