Refaire l’intranet sans quitter Microsoft ou Google : par où commencer ?

Dans l’ordre

1. Retirer les pages sans usage et désigner les contenus de référence
2. Choisir un support simple pour les quelques publications nécessaires
3. Ouvrir la contribution avec un responsable de correction
4. Ajouter une plateforme plus large seulement si l’usage le justifie

Pourquoi ce choix

• L’intranet ne doit pas copier tous les outils existants.
• Une information sans responsable finit par perdre sa valeur.
• La mise en avant personnalisée et le droit d’accès doivent être contrôlés séparément.

Séparer la publication de l’endroit où le travail se fait

Listez les informations qu’un salarié doit trouver sans demander à un collègue : procédure courante, contact responsable ou annonce encore applicable. Pour chacune, notez qui la tient à jour et où se trouve sa version de référence. Retirez du projet les pages sans usage ou sans responsable avant de les déplacer.

Ne copiez pas tous les documents dans le nouveau site par commodité. S’ils restent dans Microsoft ou Google, essayez le lien et les droits avec le compte d’un salarié ordinaire. Si un document doit changer d’emplacement, son propriétaire doit décider quelle version restera modifiable.

Un petit site n’exige pas toutes les fonctions d’une plateforme

Nous choisirions le plus petit périmètre qui permet de publier, retrouver et corriger l’information. Le fait qu’une offre propose un intranet et une suite ne vous oblige pas à les réunir dans un même chantier. Jamespot présente par exemple plusieurs produits combinables, dont Fast Intranet ; cette présentation fournisseur ne prouve pas le raccord avec vos outils actuels.

Si vous souhaitez des espaces de discussion, commencez par expliquer leur différence avec le chat déjà utilisé. Si personne ne sait où poser une question après la refonte, vous aurez déplacé la confusion. Ajoutez un espace seulement lorsqu’un travail ou une publication ne trouve pas sa place dans le périmètre retenu.

Faire publier sans créer une chaîne de validation inutile

Pour chaque type de contenu, désignez l’auteur, la personne qui vérifie si nécessaire et celle qui corrige ensuite. Un contenu qui demande une validation engageante ne suit pas forcément le circuit d’une nouvelle pratique d’équipe. Le nombre d’approbations doit répondre au risque réel.

Dans l’essai, faites publier puis corriger une information fictive par les rôles prévus. Vérifiez aussi ce qu’il se passe si son auteur change de poste. L’intranet doit rester entretenable sans dépendre de la mémoire d’une seule personne.

Personnaliser l’accueil sans confondre filtre et protection

Si vous mettez certaines informations en avant par équipe, demandez ce qui relève du confort de lecture et ce qui relève d’un droit d’accès. Ne considérez pas un contenu protégé parce qu’il n’apparaît pas sur l’accueil d’un salarié. Ce sont deux contrôles différents à faire démontrer.

Faites chercher l’information, ouvrir son lien direct et consulter les documents associés avec plusieurs rôles de test. Le salarié doit trouver ce qui lui est utile et ne pas ouvrir ce qui lui est interdit. Nous ne supposons aucun résultat de ces essais pour SharePoint, Google Sites ou une alternative : le choix dépend de la preuve sur le parcours proposé.

À vérifier

Aucun intranet, raccord d’annuaire ou système de droits testé. La mention d’un produit combinable n’est pas une preuve de compatibilité. La page couvre publication et orientation interne, pas une reprise de GED ou de processus documentaires complexes.

Preuves et sources

Les faits documentaires et déclarations sont distingués de nos avis et méthodes. Comment nous travaillons.